مطمئنا، همه ما حداقل یک بار در زندگی مان به مطب پزشک مراجعه کرده ایم. اگر در یک روز شلوغ در مطب حاضر شده باشید، حتما شاهد ازدحام، سرو صدا، معطلی و کلافگی مراجعین نیز بوده اید. در این زمان، کمتر کسی متوجه فشار وارده بر پزشک و به خصوص منشی های مجموعه خواهد بود. اما واقعیت این است که در این برهه های زمانی، بیشترین فشار بر روی منشی ها و مسئولین نوبت دهی است چرا که اکثر مراجعین احتمالا در شرایط جسمی و روحی مناسبی قرار نداشته و این افراد را مقصر معطلی خود می دانند.

 واقعیت این است که گاهی اوقات، به دلیل شیوع بیماری های همه گیر، وجود تعداد بالای مراجعین و … ازدحام و بی نظمی فراوانی به وجود می آید. در این شرایط، منشی ها به تنهایی و با استفاده از روش های سنتی رسیدگی به امور مطب و نوبت دهی، از پس این شرایط برنخواهند آمد. اما چاره چیست؟ اینجاست که استفاده از نرم افزار مطب و سیستمی کردن این فرایند، که این روز ها راه حل پر استفاده منشی ها و پزشکان است، ضرورت می یابد. در ادامه این مقاله، به معرفی این نوع نرم افزار و کاربرد و ویژگی های آن خواهیم پرداخت.

نرم افزار مطب چیست؟

نرم افزار مطب، به منظور مدیریت سریع و آسان مطب، نظم دهی به امور گوناگون، صرفه جویی در زمان برای امور مختلف مانند نسخه نویسی، ویزیت، بررسی سوابق و جلوگیری از دست نویسی نسخ و احتمال بروز خطا در اثر بی دقتی های احتمالی طراحی و ساخته شده است. این نرم افزار ها، با وجود امکانات متنوعی که دارند، کاربری بسیار آسانی را به وجود آورده اند تا کاربران به راحتی  قابلیت کارکرد با نرم افزار را داشته باشند.

نرم افزار های مطب، همچنین دارای امکاناتی نظیر تعریف پرونده ‌های پزشکی بیماران، ثبت عکس و آزمایشات بیمار به صورت ضمیمه، مدیریت سیستم نوبت ‌دهی، صدور قبض، تعریف خدمات متناسب با تخصص ‌های پزشکی، نسخه‌ نویسی پزشک با استفاده از قلم نوری، ارسال پیامک، کالر آیدی و سایر قابلیت‌های دیگر هستند. علاوه بر تمام این ها، در برخی نسخه های پیشرفته تر این نرم افزار، محیطی برای حسابرسی کامل امور مالی و مشخص کردن موجودی انبار و کالا ها نیز به صورت مجزا در نظر گرفته شده است.

استفاده از نرم افزار مطب چه مزایایی دارد؟

• تسریع امور مطب

استفاده از نرم افزار مطب، رسیدگی به امور مطب را بسیار تسریع خواهد کرد. به عنوان مثال، با ثبت دقیق اطلاعات بیمار، دیگر نیازی به اتلاف زمان اضافی برای جستجوی نوبت آن ها و یافتن زمان و روز دقیق نخواهد بود. با یک جستجوی ساده، دسترسی ای آسان به تمام نوبت ها و سوابق خواهید داشت. با تسریع امور مطب، در اتلاف زمان صرفه جویی شده و دیگر خبری از ازدحام و نارضایتی مراجعین نخواهد بود.

• ثبت و نگهداری دقیق اطلاعات

ثبت دستی اطلاعات مراجعین، ممکن است باعث ایجاد مشکلات فراوانی از جمله مفقود شدن اطلاعات، بی دقتی در فرایند ثبت، طولانی تر شدن فرایند نوبت دهی، دشواری در حمل و نقل دفاتر و … شود. در صورتی که نرم افزار مطب، قابلیت ثبت این اطلاعات با روز و زمان دقیق و همچنین ثبت تمام جزئیات بیمار را دارد. بنابراین، حتی اگر افراد جدیدی در مطب مشغول به کار شوند، دیگر نگران از دست رفتن اطلاعات قبلی و یا ایجاد سردرگمی و بی نظمی نخواهید شد.

• کاربری آسان

شاید نگرانی بسیاری از پزشکان و منشیان بابت استفاده از نرم افزار های مطب، دشواری در یادگیری و کار کردن با آن است. جالب است بدانید که نرم افزار های مدیریت مطب، با وجود امکانات متنوعی که دارند، کاربری بسیار آسانی را برای کاربران فراهم کرده اند. بنابراین، نیازی به نگرانی از بابت کارکرد با نرم افزار نخواهد بود و هر فردی با هر سطح دانشی از فناوری، می تواند به راحتی با چند مرتبه استفاده از نرم افزار، صفر تا صد آن را بیاموزد.

• تهیه گزارش

نرم افزار های مطب، علاوه بر ثبت اطلاعات، می توانند گزارش های روزانه، هفتگی، ماهانه و سالیانه نیز تهیه کنند. در صورت نیاز به تهیه گزارش های مالی، می توان به راحتی از اطلاعات ثبت شده در نرم افزار، بر اساس فیلد های متفاوتی مانند تاریخ، اسامی، نام پزشک، نوع بیمه و … گزارش تهیه کرد.

• ذخیره سازی و تفکیک سوابق

برای آن که مراجعین هر بار مجبور به حمل سوابق پزشکی خود مانند عکس های رادیولوژی یا آزمایشات به مطب پزشک نباشند، می توان تمام این سوابق را یک مرتبه در نرم افزار ذخیره کرده و برای همیشه جزو ضمائم بیمار، نگهداری کرد. پزشک معالج نیز با هر مرتبه مراجعه بیمار، می تواند دسترسی کامل به سوابق و ضمائم پرونده او داشته باشد. در این صورت، حتی اگر زمان طولانی ای از مراجعه قبلی بیمار گذشته باشد، پزشک معالج، همچنان با دسترسی کامل به تمام سوابق او، از انجام دوباره آزمایشات خودداری کرده و اصولی ترین تشخیص و تجویز را انجام خواهد داد.

• یادآور خودکار(Reminder)

نرم افزار های مطب، معمولا یادآور های خودکار دارند، این یادآور ها، چند روز پیش از رسیدن به نوبت تعیین شده بیمار، پیامکی مبنی بر یادآوری نوبت او ارسال می کنند. تا اگر مراجعی نوبت خود را فراموش کرده و یا قصد جابه جایی یا کنسل کردن آن را دارد، پیش از رسیدن به روز نوبت خود، نسبت به انجام این کار اقدام کند. در این صورت، دیگر هیچگونه اختلالی در نظم مطب به وجود نخواهد آمد.

• حسابداری و مدیریت انبار

در نسخه های پیشرفته تر این نرم افزار، حتی امکان انجام امور حسابداری و رسیدگی به انبار نیز، فراهم است. با داشتن این امکان، دیگر به نرم افزار حسابداری مجزا برای انجام امور مالی مطب، نیاز نخواهد بود. در این صورت، می توان رسید پرداختی به همراه اطلاعات چاپی مورد نظر مانند نام پزشک، نوع بیمه، هزینه قابل پرداخت و … را در همان لحظه، چاپ کرده و به مراجعین تحویل داد. همچنین، با افزودن کالا های خود به انبار، می توانید موجودی آن ها را مدیریت کنید و  صورت نیاز، گزارش های هفتگی، ماهانه و سالانه تهیه کنید تا خیالتان از بابت مدیریت انبار نیز آسوده باشد.

کلام آخر

با پیشرفت روز افزون فناوری ها و در دوره ای که دیگر روش های سنتی پاسخگوی نیاز بشر نیست، هر صنعت و کسب و کاری، نیازمند هم گام ساختن خود، با روش های نوین است. صنعت پزشکی نیز از این قائله مستثنی نیست. همانطور که گفتیم، نرم‌افزار های مطب، با امکانات متنوع و کاربری آسان، به عنوان راه ‌حلی جامع و لازم برای مدیریت بهتر مطب ‌ها طراحی شده اند. از تسریع امور مطب، تا ثبت دقیق اطلاعات بیماران و تهیه گزارش ‌های متنوع، این نرم‌افزار ها تاثیر بسزایی در بهبود کیفیت خدمات پزشکی و رضایت بیشتر مراجعین خواهند داشت. مطمئنا، استفاده از این نرم افزار، به جایی خواهد رسید که جزو استاندارد های اساسی مطب‌ ها محسوب شده و بدون استفاده از آن ها، مدیریت مطب به طور کامل امکان‌پذیر نخواهد بود.